Últimamente hemos oído hablar cada vez más de los llamados canales de denuncia o “whistleblowing channels”, como se les conoce en el mundo anglosajón. Como su propio nombre indica, un canal de denuncias no es ni más ni menos que un medio (plataforma online, correo electrónico, número de teléfono…) que la empresa pone a disposición de sus empleados, proveedores y clientes para que puedan denunciar cualquier comportamiento ilícito o contrario a la ética que haya tenido lugar en la organización.

Su popularidad ha aumentado en los últimos meses de tal forma que las principales empresas de nuestro país ya cuentan con su propio canal de denuncias y otras organizaciones, como fundaciones y partidos políticos se han sumado al carro.

Este creciente interés por los canales de denuncia no es casual sino que viene motivado por los últimos cambios normativos en materia penal dado que, tanto la última reforma del Código Penal como la Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado, los reconocen como un elemento imprescindible para lograr un Modelo de Compliance efectivo.

En este sentido, el canal de denuncias es uno de los mecanismos más útiles con los que puede contar una organización comprometida con la ética y el cumplimiento normativo. Y es que no sólo le permitirá disuadir a sus empleados y colaboradores de incurrir en comportamientos ilícitos (carácter preventivo), sino que le permitirá enterarse antes que nadie -autoridades judiciales, medios de comunicación…- de cualquier irregularidad que se haya cometido en la empresa y tomar las medidas necesarias para paliar sus efectos (carácter detectivo).

Pese a las innumerables ventajas y potencial de un canal de denuncias, en la práctica nos encontramos casos en los que la implantación de dicho canal en la compañía ha sido un auténtico fracaso  y su existencia cae en el olvido. ¿Por qué ocurre esto? ¿Qué es lo que ha fallado?

Probablemente, a la hora de diseñar e implantar su canal de denuncias la compañía no haya tenido en cuenta estos elementos, que resultan imprescindibles para que un canal de denuncias sea verdaderamente efectivo:

1. Adecuado diseño y configuración. A la hora de diseñar su canal de denuncias, la compañía debe tomar una serie de decisiones clave:

  • Ámbito territorial. En el caso de un grupo de empresas, se debe decidir si se establecerá un único canal para todo el grupo o cada compañía tendrá el suyo propio. Si se trata de un grupo, donde todas las empresas están ubicadas en el mismo país puede ser interesante contar con un único canal para unificar criterios, ahorrar costes y mejorar su funcionalidad. En cambio, si las diferentes empresas del grupo están ubicadas en distintos países habrá que valorar la cultura y la legislación aplicable en cada uno de ellos a la hora de tomar esta decisión.
  • Ámbito objetivo. Asimismo, es preciso definir claramente qué conductas pueden ser reportadas a través del canal (temas contables y financieros, incumplimientos del Código ético, incumplimientos de la normativa interna…). En cualquier caso, no debemos olvidar que el canal de denuncias está reservado para conductas especialmente graves y no debe ser un buzón de quejas genéricas o sugerencias.
  • Ámbito subjetivo. Otra decisión importante que debe tomar la empresa antes de implantar su canal de denuncias es si éste va a ser interno (puesto a disposición únicamente de sus empleados) o externo (admitiendo también las denuncias formuladas por proveedores y clientes, por ejemplo).
  • Procedimiento. Igualmente la compañía deberá definir claramente cuál es el procedimiento para la tramitación de las denuncias y las funciones y responsabilidades de cada uno de los órganos implicados. Cada organización deberá adaptarlo en función de sus necesidades y estructura teniendo en cuenta lo siguiente: (i) el órgano gestor del canal debe ser el órgano de control y supervisión del Modelo de Compliance (Compliance Officer) y (ii) debe existir segregación de funciones entre el órgano que recibe, investiga, resuelve y ejecuta la sanción para garantizar la independencia e imparcialidad durante todo el proceso

2. Estatuto jurídico de denunciante y denunciado. Uno de los puntos más importantes es regular adecuadamente el estatuto de protección de denunciante y denunciado. Aunque entraremos en más detalle en una entrada del blog posterior, es importante que el procedimiento de gestión de denuncias establecido por la compañía garantice (i) por un lado, el derecho a la presunción de inocencia del denunciante y, (ii) por otro, la confidencialidad y prohibición de represalias contra el denunciado.

3. Comunicación y formación. Una de las principales claves del éxito (o fracaso) de un canal de denuncias reside en la comunicación y formación a los empleados sobre la existencia del canal, su funcionamiento y los derechos que les asisten. La transparencia en la información y el establecimiento de una cultura corporativa de protección del denunciante son dos elementos claves para fomentar el uso del canal.

En definitiva, cuando un canal de denuncias no resulta efectivo es porque falla alguno de los elementos anteriores: no ha sido correctamente diseñado, los empleados no confían en la confidencialidad y protección en caso de comunicar una denuncia o no han sido debidamente informados y formados al respecto.

Por este motivo, resulta especialmente recomendable contar con un asesor externo no sólo para el diseño e implantación del canal de denuncias (que garantice en todo caso el cumplimiento con la normativa de protección de datos), sino también para la tramitación de las denuncias fomentando de esta forma la confidencialidad y protección del denunciante.

En Lascasas Despacho de Abogados ayudamos a nuestros clientes en el diseño a medida e implantación personalizada de sus canales de denuncia y en la tramitación de las denuncias a través de Ethicos, nuestra plataforma informática de gestión de canales de denuncia.